Mapeamento e Redesenho de Processos

REPENSAR O FUTURO

·         PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

·         BUSINESS PLAN

REPENSAR A EMPRESA

·         ORÇAMENTO BASE ZERO

·         DIAGNÓSTICO DE PROCESSOS EMPRESARIAIS

·         MAPEAMENTO E REDESENHO DE PROCESSOS

FAZER ACONTECER

·         IMPLANTAÇÃO DE PROCESSOS REDESENHADOS

·         GESTÃO DE PROJETOS

·         GESTÃO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS (PMO)

CRESCER E EXPANDIR

·         METODOLOGIA DE ESTUDO DE MERCADO

·         BALANCED SCORE CARD (BSC)

·         SELEÇÃO DE SOLUÇÕES – ERP, BI, CRM

O Mapeamento e Redesenho dos Processos se faz necessário quando:

 Existe um processo de reestruturação dentro da empresa;

 As mudanças são necessárias ao crescimento sustentado da empresa;

 A tecnologia utilizada deve ser renovada e/ou alterada;

 O crescimento da empresa ocorreu de maneira rápida e desordenada.

Ou seja, a empresa precisa conhecer seus processos, listar regras de negócio, indicar responsáveis pelas atividades, medir como eles funcionam através de indicadores de desempenho e estudar formas alternativas para que esses processos sejam executados, com qualidade, utilizando as melhores práticas do mercado.

Redesenho de processos BPM – Definição e conceito

Quando iniciamos o mapeamento de processos de uma empresa, o primeiro resultado que encontramos é o que chamamos de mapeamento de processos AS IS, que é um Raio X da situação atual de cada processo: como é realizado, quem são os responsáveis, quais são as maiores dificuldades, fragilidades e suas oportunidades de melhoria.

Após esse levantamento então é iniciado o trabalho de documentação, projeção e definição da situação futura desejada do funcionamento do processo, comumente chamado de TO BE, – o qual é representado em fluxo ou diagrama – também conhecido como redesenho ou modelagem.

Então, o que conhecemos por redesenho de processos TO BE é a forma como os processos deverão funcionar no futuro, incorporando melhorias identificadas ao longo do mapeamento de processos AS IS, somadas às melhores práticas do mercado.

Sendo assim, redesenho de processos é uma importante iniciativa BPM de mudança que busca melhorias de grande magnitude na produtividade, tempo de ciclo e qualidade.

O redesenho de processos tem como objetivo principal, melhorar os processos do negócio de ponta a ponta, trazendo como benefícios a redução dos custos e tempo do ciclo (ao eliminar atividades improdutivas), e a melhoria da qualidade (ao reduzir a fragmentação do trabalho) estabelecendo a todos, clara responsabilidade pelos processos.

Redesenho de processos – Projetando o novo processo

Esta etapa consiste em reprojetar o processo falho existente. Ela começa assim que a etapa de análise do processo atual está completada. O projeto de um novo processo é desenvolvido de forma a atender aos novos objetivos e estratégias organizacionais, transformações da base tecnológica, alterações de expectativas dos clientes, mudanças legais, obsolescência de sistemas e equipamentos, corrigir as disfunções verificadas e incorporar as melhorias necessárias.

A concepção do novo processo começa com o time de redesenho revisando todo o trabalho efetuado nas etapas anteriores, os problemas a serem resolvidos, a inovação a ser efetuada e os critérios e metas estabelecidos para o redesenho.

Com base nessas informações e após buscar conhecer outras práticas através de benchmarking em organizações congêneres, que possam servir de subsídio ao projeto a ser desenvolvido, o time de redesenho elabora o mapa do novo processo, mais otimizado em relação ao atual, incorporando o máximo de melhorias possíveis.

Exemplos de diretrizes de redesenho que podem ser adotados:

·         Mudar foco dos procedimentos internos para o atendimento por demandas.

·         Eliminar todas as perdas com lentidões, gargalos, retrabalho, duplicidade de atividades, atividades que não agregam valor ao cliente etc.

·         Reduzir variância no desempenho do processo.

·         Melhorar a comunicação entre as áreas.

·         Automatizar o que for possível, aproveitando ao máximo a TI.

·         Padronizar o atendimento.

Após a elaboração do mapa do novo processo, a equipe estabelece todas as recomendações inerentes a implementação e manualiza fluxos e descrições para que todos tenham acesso aos novos procedimentos organizacionais.